Vragen aan het College inzake verdere aanvullende vragen met betrekking tot voorzieningen voor de nieuwbouw

Het College van Burgemeester en Wethouders
van de Gemeente Westland
Postbus 150
2670 AD NAALDWIJK

Betreft: schriftelijke vragen aan het College van Burgemeester en Wethouders in het kader van artikel 42 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad 2016 inzake verdere aanvullende vragen met betrekking tot voorzieningen voor de nieuwbouw

Vraag 282 2014-2018

Edelachtbaar College,

Uw College heeft op 17 november jl. de eerdere vragen van Westland Verstandig beantwoord. Die antwoorden geven aanleiding tot nieuwe vragen. In plaats van behandeling in de commissie deze artikel 42-vraag.

De navolgende aanvullende vragen met toelichting kunnen gesteld worden:

Wat betreft ICT maken de bekabeling en de ICT-ruimten onderdeel uit van het DBFMO-contract, de reguliere ICT-budgetten dienen voor de overige ICT-middelen, zoals dit nu ook gebruikelijk is (aldus het antwoord van het College B&W op de aanvullende vragen van Westland Verstandig in de verzamelcommissie EFO bij behandeling begroting 2017). Dit leidt tot de volgende aanvullende vragen:

Welke risico’s zijn in kaart gebracht inzake het onderbrengen van het gezamenlijke ICT-beheer van een aantal gemeenten in de regio bij de gemeente Westland? Bijvoorbeeld wat als de dienstverlening van de gemeenten bijvoorbeeld door een hack of DDos aanval stil komt te liggen?
Welke maatregelen zijn hiervoor getroffen?
Hoe worden die risico’s/maatregelen vertaald naar financiën en verdeling financiering?

Inmiddels is in december 2016 een openbare Europese aanbesteding voor smartphones gepubliceerd door de gemeente Westland op Tenderned^[1] . In het beschrijvend document is te lezen dat de prijsopgave voor 80% meetelt als gunningscriterium. Er wordt een prijsopgave gevraagd voor de volgende merken en typen smartphones (tussen haakjes de prijs vanaf op beslist.nl en kieskeurig.nl d.d. 11 januari 2017):

Samsung Galaxy S7 zwart (v.a. € 525 -€ 529)
Huawei P9 zwart (v.a. € 439 – € 460)
LG G5 zwart (v.a. € 375 – € 385)
HTC 10 zwart 32 Gb (v.a. € 519 – € 540)

Het betreft voor al deze merken de ‘high end’ types, ofwel chic, duur, topsegment. Op diezelfde vergelijkingswebsites worden bij verschillende leveranciers van diezelfde merken ook heel goede types smartphones aangeboden voor een derde tot de helft van deze gevraagde dure types. Dit leidt tot aanvullende vragen:

Waarom is gekozen voor het topsegment bij het bijbehorende prijskaartje en niet voor het normale, medium segment?
De garantietermijn is 2 jaar (of fabrieksgarantie als die langer is). In hoeveel maanden worden de smartphones binnen de gemeente afgeschreven?
In de gepubliceerde aanbestedingsdocumenten (beschrijvend document) worden twee verschillende conflicterende verlengingsperioden genoemd (zie hierna). Hoe kan dit gebeuren en wat zijn de gevolgen?

Bron: Tenderned, beschrijvend document aanbesteding smartphones:

Pagina 10:

3.8 Raamovereenkomst

De te sluiten Raamovereenkomst wordt aangegaan voor de duur van 2 (twee) jaar met de optie tot verlenging van 1 (één) maal 2 (twee) jaar. De verwachte ingangsdatum is 15 maart 2017.

Pagina 40:

3.2 Deze Raamovereenkomst kan 1 (één) maal voor een periode van 1 (één) jaar onder gelijkblijvende voorwaarden eenzijdig door Opdrachtgever worden verlengd. Opdrachtgever stelt Opdrachtnemer uiterlijk 1 maand voor het verstrijken van de initiële /dan geldende looptijd van de Raamovereenkomst schriftelijk in kennis indien gebruik wordt gemaakt door Opdrachtgever van de verlengingsoptie. Indien de verlengingsoptie door Opdrachtgever niet wordt uitgeoefend eindigt de Raamovereenkomst van rechtswege na het verstrijken van de in de eerste zin van dit artikel bedoelde termijn / op dat moment geldende termijn.

In de beantwoording van vraag 2 wordt gesteld dat het aanleggen van een glasvezelinfrastructuur tussen de gemeentelijke panden ook in de huidige situatie zou zijn gebeurd.

Aanvullende vragen bij antwoord 2:

Welke vaste (glas)verbindingen lagen/liggen er al tussen de bestaande gemeentelijke panden alvorens de reguliere aanbesteding is gedaan (zie ook het overzicht hierna bij aanvullende vraag bij vraag/antwoord 4 inzake locaties/panden)?
Welke glasvezelverbindingen worden extra aangelegd (sowieso) tussen de twee nieuwe halve gemeentehuizen en tussen deze nieuwe gebouwen en bestaande gebouwen en ook regionaal in het kader samenwerkingen op ICT-gebied?
De reguliere Europese aanbesteding van glasvezelinfrastructuur kon niet gevonden worden op Tenderned. Is het geen openbare Europese aanbesteding?
Graag zien we het beschrijvend document, ihb het Programma van eisen / bestek van deze aanbesteding tegemoet?
Graag ook zien wij tegemoet een overzicht van de bestaande situatie en nieuwe situatie met meerjarige kostenbegroting van de glasvezelinfrastructuur tussen de gemeentelijke locaties/panden?

Het overzicht dat bedoeld is in vraag 4 is te vinden in de beantwoording van de technische vragen bij de jaarstukken 2015 (zie hierna).

Aanvullende vraag: wat zijn de kosten van de locatie van Schiereiland 58 te Naaldwijk (bijv. huur, energie, catering, schoonmaak etc..) per jaar t.l.v. de gemeente afgelopen jaar en komende jaren.

Bron: technische vragen en antwoorden bij jaarstukken 2015:

Vraag WV-29

Pagina 168: Kosten gemeentelijke huisvesting Kosten gemeentelijke huisvesting. De jaarstukken geven geen overzicht en inzicht in de huisvestingskosten. Het verzoek is een specificatieoverzicht over 2015 van de gemeentelijke huisvestingskosten en huisvestingsgebonden kosten tlv de gemeente per gemeentelijk kantoor (ook ‘dependances’, zoals de huisvesting van SKT, Werkplein, gemeentewerven en andere locaties) totaal en uitgesplitst naar energie, beveiliging, schoonmaak, catering, onderhoud, gebouw gebonden ICT, zoals bekabeling en computerruimte, kapitaallasten, etc.)?

De kosten van de gemeentehuizen kunnen als volgt gespecificeerd worden:

*Kosten Gemeentehuizen*	*Monster*	*Naaldwijk*	*’s-Gravenzande*	*Wateringen*	*De Lier*	*Algemeen*
Incidenteel onderhoud gebouw	14.000	63.000	34.000	15.000	–	–
Gas & Elektra	29.000	113.000	47.000	53.000	–	–
Water	1.000	2.000	2.000	1.000	–	–
Huur uitbouw (Naaldwijk)	–	162.000	–	–	–	–
Belastingen en verzekeringen	13.000	18.000	14.000	12.000	–	–
Schoonmaak	35.000	75.000	47.000	35.000	–	–
Kapitaallasten gebouwen	56.000	4.000	23.000	95.000	26.000	–
Kosten kantines	12.000	27.000	13.000	19.000	–	–
Koffie/thee e.d.	14.000	37.000	26.000	19.000	–	–
Overig (groen onderhoud /afvoer afval e.d.)	5.000	13.000	5.000	6.000	–	–
Onderhoud meubilair	–	–	–	–	–	16.000
Beveiliging	–	–	–	–	–	103.000
Kapitaallasten meubilair	–	–	–	–	–	69.000
*Totaal*	*179.000*	*514.000*	*211.000*	*255.000*	*26.000*	*188.000*

Verder zijn er kosten die niet zijn gespecificeerd per gemeentehuis. Deze kosten zijn opgenomen in de kolom algemeen.

De kosten voor de gemeentewerven zijn als volgt onderverdeeld:

*Kosten Werven*	*Monster*	*Naaldwijk*	*’s-Gravenzande*	*Algemeen*
Onderhoud gebouw	–	4.000	1.000	–
Gas & Elektra	16.000	20.000	14.000	–
Water	–	4.000	1.000	–
Belastingen en verzekeringen	4.000	16.000	5.000	–
Kapitaallasten	16.000	13.000	24.000	–
Overige kosten	16.000	9.000	19.000	–
Schoonmaak	–	–	–	30.000
Koffie/thee	–	–	–	14.000
*Totaal*	*52.000*	*66.000*	*64.000*	*44.000*

De kosten die niet per werf zijn gespecificeerd zijn opgenomen in de kolom algemeen.

De kosten van SKT en Werkplein zien er als volgt uit:

*Kosten overige panden*	*SKT*	*Werkplein*
Onderhoud gebouw / meubilair	21.000	–
Gas & Elektra	21.000	–
Water	300	–
Huur	102.000	379.000
Gebouw gebonden ICT	4.000	–
Schoonmaak	23.000	–
Beveiliging	80.000	–
Koffie/thee	10.000	–
Overig	2.700	–
*Totaal*	*264.000*	*379.000*

De kosten van het werkplein bestaan uit een vast bedrag per werkplaats

Het antwoord op vraag 5 zien wij als een van de zovele verander- en frictiekosten die komen boven drijven en kennelijk onvoldoende voorzien zijn en het gevolg zijn van de nieuwbouw van de gemeentehuizen en herschikking van taken over locaties. Nog zeker 4 tot 5 jaren moet de gemeente contractueel een huurprijs betalen van € 400.000 per jaar voor straks nog maar 13 werkplekken! Met die uitgangspositie moet onderhandeld gaan worden. Ook Patijnenburg hangt natuurlijk qua financiering vast aan de gemeente. Daarom enkele aanvullende vragen.

Wie is eigenaar van het gebouw en ontvangt de huurpenningen van de gemeente en Patijnenburg?
Door wie wordt het gebouw nog meer gebruikt dan de gemeente en Patijnenburg en levert dat inkomsten op voord eigenaar c.q. huurders?
Welke deel (schatting aantal m2/ percentage totaal m2) van het gebouw staat nu al grotendeels ongebruikt?
Is er al voortgang in de onderhandelingen over verlaging van de huurprijs en wie financiert die verlaging?

De fractie van Westland Verstandig verzoekt u de vragen binnen de daarvoor gestelde termijn schriftelijk te beantwoorden.

Hoogachtend,
U e.a.,

Namens de fractie Westland Verstandig
P.J.L.J. Duijsens,
Fractievoorzitter

Leo Geubbels,
Vicefractievoorzitter

[1] Zie Tenderned: https://www.tenderned.nl/tenderned-web/aankondiging/detail/documenten/akid/309b6680e907c2ce8f7a00b79b14e312/pageId/D909A/huidigemenu/aankondigingen/da/false/cid/338959/cvp/join