Vragen aan College inzake gevolgen Managementletter accountant

Het College van Burgemeester en Wethouders
van de Gemeente Westland
Postbus 150
2670 AD  NAALDWIJK

Betreft: schriftelijke vragen aan het College van Burgemeester en Wethouders in het kader van artikel 42 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Raad 2016 inzake gevolgen Managementletter accountant

Vraag 419 2014-2017

Edelachtbaar College,

Zoals gebruikelijk heeft de raadsaccountant de Managementletter interim-controle 2017 aan het College en de Raad toegestuurd. Door het College moeten gemaakt worden voor de controle van de jaarrekening de zogenaamde verbijzonderde interne controles.

Op pagina 7 en 8 geeft de accountant aan:
“Wij volstaan met het rapporteren op hoofdlijnen van onze belangrijkste bevindingen en/of aandachtspunten voor wat betreft de processen die we ontvangen en beoordeeld hebben.
Deze bevindingen zijn voor een deel in lijn met onze bevindingen in voorgaande jaren:Er is niet altijd een (zichtbare) risicoanalyse uitgevoerd en relevante risico’s worden niet altijd (volledig) onderkend. Een aantal keren wordt wel in het controlememorandum een (volledige) risicoanalyse op hoofdlijnen uitgevoerd.

• Regelmatig ontbreekt een actuele procesbeschrijving en een beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen. Een enkele keer zijn in het controlememorandum wel de processen op hoofdlijnen beschreven en globaal de daarbij behorende interne beheersingsmaatregelen.
• Regelmatig zijn hierdoor interne beheersmaatregelen waarop de VIC zou moeten toetsen niet bepaald en niet (zichtbaar) getoetst.
• Het is niet altijd zichtbaar gemaakt dat aan onderdelen volgens het interne controleplan per proces daadwerkelijk is getoetst en dat aan alle geldende relevant artikelen / bepalingen uit wet- en regelgeving is en wordt getoetst.
• Niet altijd zijn de controlevastleggingen van de VIC zichtbaar. Een aantal VIC-werkzaamheden is daardoor niet voldoende reproduceerbaar.
• Een aantal keer ontbreekt een (toereikende) analyse van de consequentie van geconstateerde bevindingen. De (zelf) door de VIC geconstateerde afwijkingen worden niet altijd geëvalueerd in relatie tot de steekproef en/of benodigde herstelwerkzaamheden (foutenevaluatie).
• Het financieel kader (financiële omvang, stroom) van het proces en de wijze van bepaling van de massa voor de steekproef wordt niet altijd in kaart gebracht / inzichtelijk gemaakt.

En

“Door capaciteits- en deskundigheidsvraagstukken kon de gemeente een aantal VIC’s niet afronden en reviewen.”

Voorts constateert de accountant op pagina 7:

“Om volledig aan COS610 te voldoen is onafhankelijkheid een belangrijke pijler, in dit geval de wijze van inrichting van de (onafhankelijkheid van de) interne controleafdeling en de organisatorische status daarvan. Het is belangrijk dat de VIC volledig onafhankelijk, dus buiten “de uitvoering”, wordt uitgevoerd vanuit een onafhankelijke aansturing en positionering. Het VIC-team is onderdeel van cluster Bedrijfsvoering en op onderdelen is daarmee sprake van een samenloop met de uitvoerende werkzaamheden (waaronder processen van Bedrijfsvoering zelf). De gemeente Westland is van mening dat onafhankelijkheid nu is geborgd door het aanbrengen van escalatielijnen op de onderdelen waar dat aanvullend nodig is: het VIC-team kan rapporteren aan en escaleren naar Control/de controller. Control/de controller kan vanuit deze functie direct rapporteren aan de gemeentesecretaris door de vastgelegde escalatielijnen. Als de gemeente volledig aan COS610 wil voldoen, zijn door Westland nadere maatregelen te treffen voor borging van de onafhankelijkheid.”

De raadsaccountant wil nu de VIC’s zelf gaan opstellen en het College, gesteund door weer alle politieke partijen behalve Westland Verstandig, vindt dat het College daartoe opdracht kan geven. Ook de wethouder heeft recent tijdens een vergadering aangegeven dat van oordeel te zijn, daarbij gesteund door zijn medewerkers. Westland Verstandig vindt dat het natuurlijk niet goed is dat de raadsaccountant opmerkingen moet maken zoals thans geschied is, zeker nu ook in de jaren hiervoor al externe hulp nodig was voor het opstellen van de VIC’s en intern dat blijkbaar niet goed kon gebeuren, maar het wordt natuurlijk weer vreemd op het moment dat de raadsaccountant zelf de VIC’s moet mee helpen opstellen om daarna namens de Raad de controle van de door het College aangeleverde jaarstukken te gaan verzorgen. De raadsaccountant zelf heeft ook tijdens de vergadering aangegeven van oordeel te zijn dat de Raad hem daartoe opdracht moet geven en niet het College, maar dat werd door alle fracties, behalve Westland Verstandig, niet ondersteund.

Dit leidt tot de volgende vragen:

• Wat vindt het College en met name de wethouder Financiën van de opmerkingen die de raadsaccountant maakt over de VIC’s zoals die er nu liggen?
• In de collegebrief als reactie op het managementrapport wordt aangegeven dat de accountant wel constateert dat er verbeterslagen gemaakt zijn en dat die terug te zien zijn in met name de controlememoranda, conclusies en uniforme documentatie van werkzaamheden, maar blijkbaar zijn de VIC’s niet tijdig afgerond kunnen worden en mankeert er nogal wat aan gezien de bevindingen van de raadsaccountant. Welke maatregelen gaat de wethouder nemen om in 2018 de zaak wel op orde te krijgen? Denkt de wethouder dat in 2018 vanuit de interne organisatie alle controles wel deugdelijk, goed en tijdig kunnen worden uitgevoerd? Welke maatregelen gaan het College en de wethouder daarvoor treffen?
• Op welke wijze reageren het College en de wethouder richting de medewerkers als zij kennisnemen van zo’n Managementletter? Als we de reactie van het College begrijpen, dan kijkt men enkel naar de geconstateerde verbeteringen, maar niet wat er nog steeds echt aan de hand is. Is dit een reëel uitgangspunt?
• Wat denkt het College over de mededeling van de raadsaccountant die aangeeft dat de Raad hem opdracht moet geven, maar het College vindt dat zij de opdrachtgever is voor de controlewerkzaamheden? Is dit wel zuiver en wordt hier de raadsaccountant wederom niet in een lastig pakket gebracht waarbij hij met zijn eigen regels van onafhankelijkheid in strijd moet gaan handelen?
• De raadsaccountant heeft aangegeven dat de aangeboden prijs aan de Raad gebaseerd was op het juist en compleet en op tijd aanleveren van informatie en gegevens door het College. De raadsaccountant geeft aan dat dat nu niet het geval is en dat dat dus tot extra kosten leidt, evenals dat het geval was in 2016. Is het College het met de fractie van Westland Verstandig eens dat dit een ongewenste situatie is en ten onrechte kosten gemaakt worden die echt niet nodig zijn als het apparaat deugdelijk functioneert? Heeft het College zicht op de professionele en ook adequate inzet van de afdeling Financiën? Onze fractie constateert dat vaak meer dan 10 medewerkers van de afdeling Financiën zitten bij begrotingen, jaarrekeningbehandelingen en vergaderingen. Is het niet correcter om dat aantal te minimaliseren en de rest hun normale werk te kunnen laten doen?
• Wanneer hadden het College en de wethouder in de gaten dat de controles niet, althans niet deugdelijk, althans niet op tijd gereed kwamen in 2017? Waarom is dit niet gemeld aan de Raad? Waarom moet de Raad uit een overigens te laat aangeleverde Managementletter lezen dat de zaken niet op orde zijn?
• Waarom wordt nu in 2017 voor het eerst op deze wijze gehandeld, terwijl in 2015 en 2016 helaas ook hulp van andere accountantskantoren nodig was om de controles op orde te krijgen?
• Welke bemoeiing wil het College nog meer dat de raadsaccountant heeft met de interne gang van zaken binnen de gemeente en is het College het met de fractie van Westland Verstandig eens dat daarmee de positie van ook deze raadsaccountant wederom komt te wankelen?
• Kan het College inschatten wat de financiële gevolgen zijn –met andere woorden wat kost het de gemeente extra- omdat de afdeling Financiën de controles niet tijdig en op correcte wijze gereed krijgt?
• Aangegeven wordt dat er capaciteitsproblemen zouden zijn. Waren deze niet te voorzien? Er is toch een aparte VIC-medewerker aangenomen en heeft die toevoeging dan niet de gewenste uitwerking gekregen? Kunnen het College en de wethouder de garantie geven dat in 2018 intern de zaken bij de gemeente wel op orde zijn en de raadsaccountant in de gelegenheid is om volgens het aangenomen bedrag de werkzaamheden te verrichten?

De fractie van Westland Verstandig verzoekt u de vragen binnen de daarvoor gestelde termijn schriftelijk te beantwoorden.

Hoogachtend,
U e.a.,

Namens de fractie Westland Verstandig
P.J.L.J. Duijsens,
Fractievoorzitter